Ledelse og konfliktfælder. Første indlæg om beslutningsprocesser

Konfliktfælde 1 Medarbejdere og beslutningsprocesser

Det er mit indtryk af mange frustrationer og konflikter mellem medarbejdere, ledere og ofte også TR’er hænger direkte sammen med uklare beslutningsprocesser. Og endda særdeles tær sammen med beslutninger, som medarbejdere på et tidspunkt har været inddraget i. Ikke alene kan det være frustrerende og give anledning til konflikt, når en beslutning opleves som et lyn fra en klar himmel – og måske endda som stridende imod sund fornuft, set ”fra gulvet”.

Uklar eller manglende kommunikation om selve vejen fra den første tanke om nye tiltag til det endelige startskud kan give anledning til myter og misforståelser om motiver og mag(mis)brug.

Tydelig beslutningsproces

Ledere har ledelseskompetence, dvs. beføjelser til at lede og fordele arbejdet – til at tage endelige ledelsesbeslutninger. Af lokale aftaler vil det fremgå, hvor meget medarbejdere har medindflydelse på og på hvilke emner og områder. I enhver afgørende beslutningsproces er det konfliktforegribende at gøre sig umage med at beskrive, hvor langt og hvordan man ønsker medarbejdere involveret i vejen fra idé til handling.

I sidste ende er og bliver det ledelsens endelige opgave at afgøre, hvilken endelig beslutning, der bliver truffet – i hvert fald så længe den grundlæggende præmis om ledelsens ret til at lede og fordele arbejdet er gældende. (At denne magt ideligt kan forskydes er en anden sag, som jeg ikke kommer ind på her.)

Ledelseshuset

Man kan forestille sig beslutningsprocesser ”nedefra”, som etager i et Ledelseshus. "Ledelseshuset" stammer fra materialer til Forsvarets lederuddannelse, her omskrevet af undertegnede, Nethe Plenge.

1. etage: Nogle, medarbejdere, bestyrelser, politikere eller ledere, gør sig iagttagelser i hverdagen, som måske afviger fra det almindelige eller som på anden måde kalder på justering eller forandring. Ledelsen kan nu sige til medarbejderne: ”Kom inden for i mit Ledelseshus og fortæl mere om jeres iagttagelser fra hverdagen.”

Når lederen har hørt om iagttagelserne og i dialog har spurgt og undersøgt mere, kan lederen sige ”Tak – og farvel” – eller invitere med til næste etage.

Undervejs til næste trin i processen skal man huske at kommunikere tilbage til de berørte medarbejdere. På vejen til 2.etage sender lederen en opsummering ud til alle involverede, så det er tydeligt, hvad der skal ske på næste trin.

2. etage: analyse, overblik, tolkninger. Her er det stadig dialogen, der er samtaleformen, og stadig træffes ingen beslutninger. Lederen kan sige ”Tak for hjælpen, nu klarer jeg det videre selv” eller ”Vil du fortsætte med op på næste etage?”

Husk undervejs igen en klar og redelig kommunikation! På vejen til 3.etage meddeler lederen – igen til alle involverede – hvor langt man nåede på 2. etage samt hvordan, hvornår og med hvem, man nu går videre.

3. etage: Medarbejderne kan eventuelt blive inviteret videre med i processen – til en brainstorm eller lignende, hvor man kommer med forslag til, hvordan man kan forandre noget eller løse problemer el.lign. Og igen herefter kan medarnejderne få et ”Tak for det – vi fortsætter selv herfra,” fra ledelsen.

Igen: Klar kommunikation! På vejen til 4.etage meddeler alle oprindeligt involverede hvor langt man nåede på 3. etage samt hvordan, hvornår og med hvem, man nu går videre.

4. etage: Måske kan medarbejdere eller medarbejderrepræsentanter blive inviteret med til en forhandling om hvilke forslag, der skal prioriteres – og til en forhandling om de prioriterede forslag. Forhandling er en helt anden situation og der føres en anden form for samtale end i den åbne, undersøgende dialog.

Hvad forhandlingen ender med, kommunikeres naturligvis også ud til alle.

Tagetage: Beslutningsetagen. Nu træffer ledelsen sin beslutning – den hvide røg stiger op! Beslutningen udmeldes til de involverede og det er stadig en god idé at give mulighed for at medarbejdere kan stille forståelsesspørgsmål.

Læs mere om Ledelseshuset i Mød konflikten, kapitel 12 (af Nethe Plenge, Hans Reitzels Forlag, 2008)